Принцип работы электронной транспортной накладной

Современные технологии значительно облегчают процесс ведения документооборота. В первую очередь нужно разобраться, что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН) и какие существуют нюансы использования.

Общее представление и в каких ситуациях необходима

Чтобы оформить транспортировку товара или груза коммерческого назначения при помощи специализированной машины, используется транспортная накладная. Изначально документ подготавливался только на бумажном носителе. Но 1 марта 2022 года произошли поправки, разрешающие оформление в электронном виде.

Данное нововведение значительно облегчает работу транспортных организаций и крупных оптовых заказчиков, которые пользуются услугами транспортировки на постоянной основе. Если планируется отправка товаров 1-2 раза в год, то проще оформить стандартный бумажный документ. Это связано с тем, что придется потратить деньги, чтобы перейти на новый формат ЭТрН.

Функциональные возможности документа

Ввод транспортной накладной в электронном формате помогает оптимизировать процесс ведения бизнеса. Оформление перевозок товара станет проще и быстрее. Принимая решения перейти на новый формат документа, дает возможность компаниям:

• получение доступа к документу вне зависимости от места положения. Пользователь всегда может уточнить, на какой стадии находится процесс транспортировки. В электронной версии фиксируется каждый этап;
• чтобы внести корректировки, потребуется меньше времени. При наличии ошибки, необходимо составить новый документ, доступ к которому имеет каждый участник транспортировки грузов;
• теперь не нужно организовывать место для хранения бумажных носителей. Достаточно создать электронный архив. В нем легко найти нужный документ за несколько кликов;
• возможность сэкономить на объемах закупаемой бумаги. Электронный формат привносит огромный вклад в сохранение экологической обстановки.

В качестве отдельного преимущества стоит отметить упрощенную форму проверки. Налоговая инспекция может получить доступ к нужным документам в любое время. При этом не потребуется пересылать бумажные носители.

Принцип создания документа

В процессе формирования электронной накладной, принимает участие несколько лиц: перевозчик, водитель, отправитель и получатель. Формирование и отправка документа происходит через ЭПД (например, Такском, Сбис). Документ регистрируется в специальной базе ГИС ЭПД. У налоговой инспекции имеется полный доступ к данным в системе. Поэтому перевозчикам больше не требуется отдельно подавать документы.

Порядок создания документа происходит следующим образом:

• Используя специальное приложение ЭПД или сайт, отправитель создает электронную накладную.
• В документе вносятся необходимые данные о грузе, точке отправления и следования, о перевозчике.
• Заполненный раздел должен подтверждаться электронной подписью. Через собственного оператора предлагается продолжить заполнение другим участникам транспортировки. Информация также вносится в единую базу ГИС ЭПД;
• Ответственный оператор ЭПД передает документ адресату и грузоперевозчику;
• Водителем фиксируется дальнейшая передача груза для транспортировки. Перевозчиком используется для данной цели КЭП;
• Получатель вносит информацию в документ о получении груза;
• Перевозчик заверяет накладную.

По желанию каждый участник процесса может скачать собственный вариант заполненного документа.

Установленная форма ЭТрН

Форма содержит пункты, которые необходимо заполнять каждую перевозку. Разберём подробнее:

• отправитель должен заполнять пункты 1,2,3,6,7. В параметрах содержится основная информация о грузе и деталях поставки;
• восьмой пункт – удостоверение приема груза. Предназначен для перевозчика;
• десятый пункт частично заполняется перевозчиком, фиксирует приемку груза;
• десятый пункт, заполненный перевозчиком, является доказательством исполнения обязательств компанией.

Есть несколько разделов, которые заполняются в том случае, если произошли какие-либо отклонения. Например, могла произойти смена водителя, транспортной компании, поменялась цена на услуги.

Кому обязательно требуется ЭТрН

Переход на ЭТрН не является обязательным. По желанию, компании могут продолжать использовать бумажные носители. Однако в планах у правительства в течение нескольких лет перевести все компании на электронный формат. Поэтому чем раньше начать переход на новую систему, тем выгоднее.

Как сделать переход на новый формат

1. Ответственные сотрудники должны оформить квалифицированную и простую электронную подпись КЭП и ПЭП.
2. Подключить соответствующий сервис для ведения электронного документооборота (выбрать ЭПД, который будет заниматься подготовкой документов).
3. Подготовка документов к обмену между участниками транспортировки. Нужно оформить два соглашения: первое между водителем и перевозчиком, а второе заключается между получателем, транспортной компанией, отправителем.

Остается обеспечить сотрудников компании необходимо техникой с установленным приложением для работы.

Преимущества и недостатки ЭТрН

Чтобы ознакомиться с существующими преимуществами и недостатками, нужно рассмотреть разницу между форматами.

Бумажный вариант накладной:

• нужно заполнить 3 экземпляра и подписать. В накладной может присутствовать любое количество позиций по доставке. Тогда только на один экземпляр придется потратить большое количество бумаги;
• отдать 2 копии водителю. Если ответственное лицо находится не вместе с грузом, придется тратить дополнительное время;
• если была допущена ошибки, придется перепечатывать все заново;
• полностью заполненный экземпляр возвращается отправителю;
• нужно хранить документ в бумажном архиве.

Электронный формат имеет следующие характерные особенности:

• отправителем заполняется электронная версия;
• после подписания, документ автоматически появляется в единой базе и становится доступным для всех участников транспортировки: менеджеру, перевозчику, водителю, получателю;
• распечатывается общий документ отдельно для ГИБДД;
• появляется информация о каждом этапе транспортировки;

Данный формат введен в эксплуатацию относительно недавно, поэтому не существует большой практики по его эксплуатации.

К преимуществам можно отнести следующие аспекты:

• финансовая экономия на закупке бумаги и организации распечаток;
• автоматизация проверок со стороны налогового органа;
• оптимизация времени и бизнес-процессов.

Но есть и нюансы:

Придется вести переговоры с другими сторонами процесса, чтобы получить специальное разрешение на услуги транспортировки;
В ГИБДД отсутствует ведение электронного документооборота, поэтому водители должны сдавать бумажный вариант, который можно получить о сотрудника ЭПД;
Придется тратить дополнительные деньги на процедуру оформления, получения ЭЦП.