При учете ГСМ применение путевых листов является одним из способов упорядочения процесса мониторинга текущего расхода материалов. Достаточно часто путевые листы становятся источником учета топливных и иных транспортно-жидкостных расходов; актуальным остается вопрос, как вести учет на основании путевых листов.
Что такое ГСМ?
ГСМ – это учетная группа, включающая в себя ряд позиций:- топливо;
- смазочные материалы (любые элементы транспортных средств);
- специализированные жидкости – тормозная и охлаждающая.
Для чего необходим путевой лист?
Путевой лист относится к категории первичных документов учета, в нем отражается пробег автомобиля – он и является показателем топливных расходов.
У документа есть стандартизированная форма, актуальная в использовании как минимум для тех организаций, в чьей деятельности транспорт занимает ключевую роль (совпадает с основным видом деятельности).
Приказ Минтранса от 11.09.2022 №368 устанавливает ряд требований, касающихся использования путевых листов и связанных с этим моментов:
- Использование путевого листа обязательно; он применяется для любых видов транспортных средств и при любом характере их использования в хозяйственном процессе.
- Внедряется новый реквизит «Сведения о перевозке».
- В путевом листе обязательно отражается марка прицепа.
- Ответственный за заполнение путевых листов обязан отражать в них время выезда и приезда транспортного средства на линию.
При этом всем, все те организации, что используют транспортные средства в деятельности отлично от «представлений» Минтранса, могут разработать собственный путевой лист, опираясь при этом на текущие требования.
Как показывает опыт, наиболее распространенными становятся путевые листы, разработанные еще Госкомстатом РФ, в них путевой лист напрямую связывается с видом транспорта.
Регистрация путевого листа необходима для реализации учетных процедур, а именно подтверждения расхода топлива и его документального подкрепления в процессе ведения бухгалтерского учета. При этом, путевые листы и ГСМ – это две смежных тесно пересекающихся категории; для организаций, чья деятельность не связана на прямую с транспортными средствами, учет подобных путевых листов устанавливается самостоятельно таким образом, что достоверно обосновывать расход горюче-смазочных материалов.
Как вести учет расходов ГСМ?
Обращаясь старым формам путевых листов можно заметить один нюанс – наличие специализированных строк для учета расхода ГСМ (текущее количество топлива, выдача и расход). За счет этого можно полностью оценить достоверность, а что самое главное, отследить сам процесс расходования топлива.
Тем не мене, новые путевые листы не содержат в себе подобных строк, связанных с прямым учетом ГСМ. Для подобных целей выделяется другая строка – показатели автопробега до выезда и после прибытия.
Сам расход при этом рассчитывается посредством двух способов:
- При использовании собственных форм путевых листов, в которых организация самостоятельно указывает расход ГСМ –опираются на данную информацию.
- Учет через новые путевые листы, в которых отражается только пробег авто. В таком случае применяются специализированные разработанные Минтрансом формулы, напрямую зависящие от марки транспортного средства.
Это показывает, что путевой лист позволяет рассчитывать как факт потребления топлива, так и норматив. При этом, все расчеты всегда отражаются и в бухгалтерском учете.
Важно заметить, что путевой лист не всегда позволяет отслеживать расходы по ГСМ – это происходит, например, при использовании специальной техники, работающей на учетном топливе (например, бензопил). Для подобных целей используют другой документ – акт списания ГСМ.
Учет расхода ГСМ с точки зрения бухучета
Учет ГСМ ведется по фактической стоимости, она подтверждается наличием чеков с автозаправочных станций, талонов или же выписок из банка (актуально только когда оплата производилась топливной картой).
Списание ГСМ осуществляется с применением ряда методов:
- Средняя себестоимость.
- Себестоимость первых по времени приобретения запасов.
- Себестоимость каждой единицы (как показывает практика, данный метод неприменим).
Первый метод учета ГСМ является самым распространенным. Его расчет предполагает сложение стоимости остатка материала со стоимостью приобретенного топлива и деление на общее количество остатка и поступления в натуральной величине (литры и т.п.).
Как списать ГСМ через путевые листы?
Счет 10 является основным счетом отражения поступления топлива; для учета топлива используется субсчет «3» (общий вид: 10-3). Дебет 10-го счета отражает поступление ГСМ; кредит – списание.
При списании ГСМ производится расчет расхода топлива по одной из формул и определяется итоговая величина расходов на ГСМ. Далее осуществляется их списание с применением одной из вариаций проводок:
ДТ (20, 23, 25, 25, 44) КТ (10-3)
Налоговый учет списания бензина через путевые листы
С точки зрения бухучета списание ГСМ – это достаточно несложный процесс. Однако, для налоговой подобных мер недостаточно.
Здесь возникает ряд наиболее распространенных вопросов:
- Какой вид расходов представляют ГСМ?
Ответ: материальные или прочие расходы. - Обязательно ли нормировать расходы по ГСМ?
Ответ: не обязательно, поскольку учет ГСМ в нуждах налоговой отчетности строится и на фактическом потреблении, и на нормированном.
Главный критерий – достоверность и обоснованность расхода топлива. Здесь на практике может возникнуть ситуация, когда при применении нормированного списания, отсутствуют официально разработанные и утвержденные формулы. В таком случае организация осуществляет их разработку самостоятельно на основании технической документации (но такие формулы также могут вызвать вопросы у налоговой, что станет основанием для судебных разбирательств и доначисления налога на прибыль)
Пример использования путевых листов для списания ГСМ
Для примера используем бензин, поскольку он самый распространённый вид топлива.
Компания А произвела закупку бензина объемом 100 л., стоимостью 40 руб. без НДС.
До приобретения компания имела запас 50 л. аналогичного бензина, средней себестоимостью 46 руб.
Московской компанией А использовалось 30 л. бензина с целью заправки служебного автомобиля ВАЗ-11183 «Калина». Метод оценки материалов – средняя себестоимость.
При поступлении учет (проводка) будет иметь следующий вид:
ДТ 10 КТ 60 – 4000 руб. (закуплено топливо);
Подтверждающий документ: ТОРГ-12
ДТ 19 КТ 60 – 800 руб. (начислен НДС)
Подтверждающий документ: счет-фактура
Средняя себестоимость на месяц закупки топлива = (50*46 + 100*44) / (50+100) = 44,6 руб.
Рассмотрим два варианта учета:
- Фактическое списание. В путевом листе отмечается количество топлива на начало и на конец поездки, а также количество выданного топлива. Фактическое использование топлива составит 20 л. (10+30-20).
Списание топлива составит 892 руб. (20*44,6)
Проводка: ДТ 26 КТ 10 – 800 (списание топлива).
Подтверждающий документ: бухгалтерская справка-расчет
- Нормированное списание. В путевом листе отмечается пробег; на начало поездки – 1500; на конец – 1550. Пройденный путь – 50 км.
Расчет расходов по бензину осуществляется по формуле:
Qн= 0,01*Hs*S*(1 + 0,01*D),
где: Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент.
Соответственно, Qн= 0,01*8*50*(1 + 0,01*10) = 4,4 л.
Сумма списания составит: 4,4*44,6 = 196,24 руб.
Проводка: ДТ 26 КТ 10 – 196,24 (списание топлива).
Подтверждающий документ: бухгалтерская справка-расчет
Поскольку автомобиль служебный, то расходы по ГСМ с точки зрения налогового учета будут отнесены к прочим расходам. Их величина совпадает с суммой учета в бухучете.
Что в итоге?
Списание ГСМ является одной из наиболее важных статей учета во многих компаниях. Следовательно, обоснование подобных расходов – одна из главных задач бухгалтера. Незаменимым инструментом в таком случае становится путевой лист, поскольку он позволяет достаточно точно определять количество использованного топлива.
Ко всему прочему, путевой лист также позволяет фиксировать пройденное автомобилем расстояние, что также является основанием для определения величины расходов при расчете использования ГСМ.
При использовании формул, сумма списания рассчитывается через умножение стоимости одной единицы на общий объем.
Для списания ГСМ при использовании специализированной техники и инструментов, необходимо использовать акт списания ГСМ.
Однако самое важное – это соблюдать принципы достоверности и обусловленности, наиболее значимые с точки зрения налогового учета.